コスト削減や生産性をアップ！クラウドPBXでビジネスを効率化するためのコツを紹介！

当サイトはコスト削減や生産性をアップするために役立つ、クラウドPBXでビジネスを効率化するためのコツを紹介しています。
構内交換機をクラウドに置くことには様々なメリットがあるのでおすすめです。
初期費用を抑えるなら、従来のものよりもクラウドのPBXが向いています。
様々なサービスがありますが、利用する時には導入目的に合わせて選ぶことが大切になります。

コスト削減や生産性をアップ！クラウドPBXでビジネスを効率化するためのコツを紹介！

できるだけ費用をかけずにオフィスの電話をPBX化させたいという希望を持っている人もいるのではないでしょうか。
そのような場合には、クラウドPBXを利用すると良いかも知れません。
クラウドPBXでスマートフォンを内線として使用できるようになれば、転送機能が不要となるためビジネスの効率化につながります。
さらに社員に貸し出している携帯が不要となることで通信コストも抑えられるばかりか、経理業務も減らせるというメリットもあります。

正しく理解しておきたいクラウドPBXのサービス内容

クラウドPBXとはビジネスホンのPBX(電話交換機）を、インターネット上に設置することです。
そのサービス内容はインターネットが出来る環境なら、内戦や外線だけでなく通話や録音機能も利用可能な優れものだということです。
専用アプリをインストールすれば、スマートフォンやアンドロイド携帯をビジネスフォンとして使うことが出来ます。
クラウドPBXは工事の必要もなく、WEBから申し込むので手続きが簡単で初期費用を抑えられます。
外回りをしている社員の携帯やスマートフォンへの転送することが可能なので、その場に相手の社員がいないからっといって電話を切る必要がありません。
そのため取次業務が減り、他の仕事をすることが出来るので、仕事の効率が上がります。
また、自身でアナウンスや着信ルールを設定できたり、会社での通話履歴や録音機能等を使って電話を把握することでビジネスに役立ちます。

企業の電話料金を削減するならクラウドPBX

業務にかかるコストの削減を検討している企業は多いのではないでしょうか。
そのようなときには、クラウドPBXを導入することで改善できる可能性があります。
インターネット経由でPBX機能を使用することのできるクラウドPBXは、通話料が安いサービスが多くあるのが特徴です。
内線通話の場合には費用がかからず、無料で話ができることが一般的です。
しかもサテライトオフィスや自宅勤務の場合のように、離れたところにある電話機も内線通話をすることができます。
現在転送するようにしている場合には、転送にかかる費用も大きな負担になっていることもあるものです。
クラウドPBXを使用すればわざわざ転送する必要がなくなり、直接遠隔地の固定電話やスマートフォンに着信するようになります。
さらにインターネット回線を使用して通話する場合、外線の通話料も安いのが魅力です。
現在、通常の電話回線を使用しているのなら電話料金の削減につながります。

従来型PBXとクラウドPBXの違い

クラウドPBXは従来型と異なり、自社にPBXを設置する必要がない事は多くの人が知っていますが、これによる様々な効果を全て把握している人はほとんどいません。
企業の場合には自社にPBXを設置しない事は単に設置スペースを必要としないと言うだけではなく、その他にも様々なメリットがあります。
その中でも最も大きなポイントは、これまでPBXの管理のために人材を配置しなければならなかったのに対し、クラウドPBXの場合にはその人材が不要になることです。
これは企業の中で最も大きなコストとなる人件費を削減することができることにつながるほか、様々な機能を自由に利用することができると言うメリットがあります。
ただし、クラウドPBXの場合には従来型と異なり機能を自由に設定することができない場合もあるため、この点は選定を行う際に十分に確認を行い、選ぶことが必要となります。
コストを削減することができる反面、選び方によっては機能が制限される点に注意をすることが大切です。

社内のテレワークを進めるならクラウドPBX

近年ではウィルス感染によりテレワークを進める企業も非常に増えていますが、テレビ会議システムの導入は企業にとって大きな負担となる場合が少なくありません。
この場合にクラウドPBXを利用すると効果的に導入することができることがわかっており、多くの企業が利用するようになっています。
クラウドPBXは社内のPBXをインターネットなどを利用して外部に接続することで、効果的にPBX機能を実現することができるものですが、インターネットを利用しているために外部の様々な拠点との接続も可能となっているのが特徴です。
そのため、新たに専用のシステムを導入することなく、現在利用しているクラウドPBXを利用して簡単にテレワークを実現することができます。
これを利用することで導入コストを大幅に削減できるほか、使い勝手も社内にいる時と変わらずスムーズに使いこなせるので社員にとっても非常に便利なものとなっています。

トラブル回避に役立つクラウドPBXの通話録音機能

営業マンが顧客と電話で会話をしている中で、様々なトラブルを発生させてしまうと言う事は意外と多いものです。
話の流れの中で本来商談では言ってはいけないことを言ってしまったり、また重要な内容を聞き間違えてしまうなど、記録がされていない電話の会話では様々な問題が生じてしまうことが少なくありません。
クラウドPBXを導入すると、このようなトラブルを未然に防ぐことができます。
クラウドPBXの多くは通話録音機能を持っており、大切な商談の内容を録音することで後でその内容を詳細に確認することができます。
さらにその内容を共有することができるため、客観的に社内でその会話の内容を検討し、万が一トラブルを発生させるようなリスクがあった場合には迅速に対応することも可能となります。
この機能を利用することで、従来様々な問題を発生させた後でその確認に追われることがなく、効率的な商談を進めることができるようになるのがポイントとなっています。

企業規模に合わせて選ぶクラウドPBX

クラウドPBXは、大企業が導入するシステムと思うかもしれません。 しかし従業員の数が少ない小規模事業者にもメリットはいくつもあり、むしろ規模が小さいからこそ導入すべきとする意見もあります。
クラウドPBXはメインとなる装置の設置が不要になり、ランニングコストも以前より低下しました。
経済的な負担が減っているだけではなく、一部には小規模事業者向けのプランが用意されている場合もあります。
小規模事業者向けのプランでは、要望に応じて柔軟な対応をしてくれるのが魅力です。 機能追加を要望すれば叶えてくれたり、サポートも充実しているので運用時の不安はありません。
企業規模に合わせたサービスを選べば、クラウドPBXを駆使して無理なく業務を効率化させることができます。
クラウドPBXは大企業向けのサービスではなく、企業規模に合わせてプランを選べるサービスですから、ムダを省いて効率化を進めるためにも小規模事業者も導入してみましょう。

ビジネスを効率化するクラウドPBXの機能

電話交換機を使ったやり取りは、確かに外部からの連絡を繋ぐ手段として役に立ちます。
しかし、人間が主導で切り替えをしなくてはいけなかったり、企業内で連絡網を作って手段を確立しておかなくてはいけないなど様々なコストと手間が必要になります。クラウドPBXでは、こういった無駄な手間を省くことができるので非常に効率的です。
例えば、自動音声ガイダンスに繋げて正しい部署に繋げることができる機能などが使えます。
これは、コールセンターなどでも使われている技術をクラウドPBXに応用したものです。
外部から電話がかかってきたとき、いきなり人間側が対処するのではなく自動音声ガイダンスに切り替えてから、機械的に正しい部署に案内することができるというものです。
クラウドPBXは、インターネット上で管理されているものであるためそのシステムもクラウド上に存在します。
そのため、高速な機械的なやり取りをシステム的にできるため非常に便利で使いやすいです。

柔軟な対応が可能になるクラウドPBXの拡張性

IP電話の普及により利用者が急増したIP-PBXは、IP電話器で従来のPBXと同じ機能を持つもので企業が既に所有している回線のLANを使い音声通話ができるので回線網が非常にシンプルなものにできる、管理コストを下げられるなどのメリットがあります。
クラウドPBXは、クラウドサーバーを使ったPBXであり、機能や利便性はIP-PBXやクラウドPBXに関係なく、拠点間も外線発信を使うことなく内線電話網を使って通話ができる共通点があるので従来型のビジネスフォンよりも利便性そのものが高めです。
なお、オフィスで利用する機器は、企業の規模および事業内容や社員の働き方により変わりますが、クラウドPBXはクラウドサーバーを活用していることから他のコミュニケーションツールと連携を行うことで様々な使い方ができる拡張性が非常に高いといった特徴もあります。
今度規模が変化する可能性がある事業所などの場合は、利用する機器の選択や変更を柔軟にできるクラウドPBXがおすすめです。

聞き取りやすい高音質のクラウドPBX

ネットワークを利用するクラウドPBXは、音質が悪く聞き取りにくいイメージがあるかもしれません。
しかし現在のクラウドPBXはほぼ携帯電話並みのクオリティを実現しており、なかには固定電話と同じレベルのサービスもあります。
また5Gが普及することによってさらにクリアになり、聞き取りにくさは感じないともされています。
もちろん全てのクラウドPBXが、クリアに聞こえるわけではありません。 一部にはまだまだ低品質のサービスもありますが、しっかりと選定すれば従来型と同レベルの音質は期待できるでしょう。
品質が不安で導入に消極的だった企業も、クオリティが向上している現在なら導入を考えるのがおすすめです。
気になる品質の問題が改善されたことで、クラウドPBXを導入する企業は増えています。 従来型を利用する企業は緩やかに減り始め、新しいタイプを導入する企業はこれからも増えていくと予測され、今後は標準になっていくでしょう。

クラウドPBXのコールセンターを早期に構築する

従来のコールセンターは、専用の電話回線を入れて分岐させるシステムや、録音環境など様々な構築をする必要がありました。
多くの会社が導入しているとはいえ、それを一つ立ち上げるだけで大変な苦労があったものです。
そのため、専門で行っている会社に外注するところも多いのです。
しかしここに来て登場したクラウドPBXは、ネットを利用してコールセンターを構築出来る仕組みとなっています。
クラウドPBXは通信コストを大幅に削減できるだけでなく、テレワークも可能なシステムな部分が優秀です。
出社しないスタッフを自宅からテレワーク要因として使えるのですから、これをアルバイト化するなどの手段と併用すれば、かなりのコストを抑えられます。
一つの業務そのものをネット化してしまう事により、安価で実現出来るのですから知らない人は一度調べてみるといいでしょう。
特に電話回線をあまりいじりたくないと考えている会社は多く、ネットで解決出来るのですから検討するべきです。

ビジネスに革命をもたらす！専用ハードを超えるクラウドPBXの魅力

ビジネスにおいてクラウドPBXが急速に普及しています。
従来の専用ハードに代わる新たな通信システムとして、多くの企業に革命をもたらしてるのです。
クラウドPBXは、インターネットを介して音声通話やビジネス機能を提供するため、従来の専用ハードと比べて多くの魅力を持っています。
通信インフラや機器をオフィス内に設置する必要があり、そのために高額な初期投資と膨大なスペースが必要となります。
これにより、導入コストを大幅に削減できるだけでなく、オフィスのスペースを有効活用することができるのです。
クラウド上で管理されるため必要に応じてユーザー数の増減や機能の追加が容易に行えます。
ユーザー数の変更や機能の拡張には物理的な変更が必要で、時間と手間がかかることがありますがリアルタイムに対応可能です。
オフィス内に設置されるため、複数の拠点がある企業では通信の問題が発生することがあります。
インターネットを介して提供されるため、どの拠点でもシームレスに通信が行えます。
地域や国境を越えてスムーズなコミュニケーションを実現するのです。
提供業者はセキュリティに力を入れており、データの保護や監視体制を万全にしています。
セキュリティ対策に余分なコストや手間がかかることがありますが、クラウドPBXならばセキュリティについて心配する必要がありません。

クラウドPBXはアプリで簡単に導入を始められる

クラウドネットワーク上にPBXを構築することで、外出先でも会社宛ての電話に対応できるクラウドPBXは、アプリを使うことで簡単に導入できます。
スマートフォンに対応しているものを選ぶのが理想的で、固定電話機を購入せずにクラウドPBXを導入できるのが利点です。
外出先で会社宛ての電話に出られるようになったおかげで、得意先との連絡がスムーズになって営業活動が楽になったと喜んでいる人も多く、今では大手の企業も導入しています。
内線をスマートフォンで使える機能もあり、通話にかかるコストを削減できるのも魅力です。
安定したインターネット回線を使うことで、通話の品質を保てるのでノイズが混ざるリスクも低くて、相手が何を喋っているか分からないといったトラブルも回避できます。
導入にかかるコストの安さとサポートの手厚さも含めて、クラウドPBXは安心して利用できると評価されています。
コアタイムでも安定した通信を続けられるアプリを選ぶためにも、評判を調べておくことは重要です。

クラウドPBXと連携して業務の効率化を図る

クラウドPBXは、日本でも多くの企業で活用されています。
様々なシステムと連携できるクラウドPBXを使うと、業務の効率化を図れます。
クラウドPBXはインターネットを使用する電話回線サービスで、様々な特徴を持っています。
外部の拠点で使っているパソコンやスマートフォンで、会社に対する問い合わせの電話を受けられます。
社用のスマートフォンでも利用でき、内線で繋いで使えるので便利です。
社員同士の通話が内線扱いになるので、通話料が不要になりコストを軽減できます。
企業には多くの問い合わせが寄せられますが、電話取次の負担も大幅に減らせます。
営業担当の社員やテレワークを行っているスタッフが社内の電話に出られない場合でも、迅速に対応できます。
クラウドPBXには様々な機能が搭載され、自動音声応答機能を利用すれば担当者の負担を抑えられます。
インターネットの環境により通話の音質が左右される可能性があるので、サービスを利用する場合は事前に確認します。

クラウドPBXはサブスクライブ型を利用した方がいいワケ

クラウドPBXをサブスクライブ型を利用するほうがいい理由はいくつかあります。
一つ目はコストの予測と削減がしやすいからです。
サブスクリプション型では、毎月の料金が固定されており、利用者は予め定められた金額を支払うことでサービスを利用できます。
これにより、ビジネスにおいてコミュニケーションコストを事前に把握でき、予算を安定化させることができます。
ハードウェアやソフトウェアの導入にかかる初期費用も低減されるため、コスト削減にも寄与します。
二つ目は柔軟性と拡張性があるからです。
サブスクライブ型のクラウドPBXは、利用者が必要な機能や利用者数を柔軟に追加・削減できます。
ビジネスの成長や変化に対応するため、スムーズに拡張できるのです。
また、オフィス内だけでなくリモートワーク環境でも利用できるため、柔軟な働き方に対応できるというメリットもあります。
三つ目はセキュリティと信頼性が確保されているからです。
クラウドPBXのプロバイダーは、データセンターで高いセキュリティ対策を講じ、バックアップや障害時の冗長化を行っています。
これにより、通信品質やサービスの安定性が保たれると同時に、セキュリティリスクを最小限に抑えることができます。